Executive Assistant (m/w/d) – Voll-/Teilzeit

Lead into the Future: i-potentials ist die Executive Search Boutique für die Führungskräfte der Zukunft. Wir arbeiten mit Unternehmensvorständen, die etwas wagen: Sie definieren ihre Branche neu und bauen Technologien, die die Welt verändern. Sie denken Geschäftsmodelle wie Führungssysteme anders und treiben Innovation voran. All das übersetzen wir in die passende Executive-Search-Strategie und die optimale Organisationsarchitektur – mit unserem aus der Digitalwirtschaft entwickelten und mehrfach ausgezeichneten Beratungsansatz. Uns treiben die Ambition, mit unseren Besetzungen die Wirtschaft der Zukunft zu gestalten, und die Leidenschaft, Menschen zusammenzubringen, die die Welt voranbringen.

Um uns in dieser Mission zu unterstützen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Executive Assistant (m/w/d).

In enger Zusammenarbeit mit unserem Partnerkreis bist Du in einem vielfältigen Themenspektrum unterwegs und unterstützt im Tages- sowie Projektgeschäft entlang des gesamten Executive-Search-Prozesses: von der Terminkoordination inkl. Kunden- und Kandidatenkommunikation, über die Erstellung und das Redigieren von Unterlagen hin zur Datenbankpflege. Mit Deiner exzellenten Auffassungsgabe, Deiner Kommunikationsstärke und als echtes Organisationstalent behältst Du immer den Überblick und trägst entscheidend zur Effizienz und zum Erfolg unserer Besetzungsmandate bei.

Deine Aufgaben

  • Du unterstützt unsere (Managing) Partner:innen in allen Facetten ihrer täglichen Arbeit – sei es bei unseren Kundenprojekten, bei strategischen Themen oder bei unternehmensinternen Abläufen.
  • Du arbeitest eng mit unseren Projektteams zusammen und bist für die administrative sowie organisatorische Unterstützung entlang des gesamten Executive-Search-Prozesses verantwortlich.
  • Du erstellst eigenverantwortlich Präsentationen, Angebote und Entscheidungsgrundlagen, und erarbeitest Dir ein tiefes Verständnis von verschiedenen Geschäftsmodellen der digitalen Wirtschaft.
  • Du unterstützt in Abstimmung mit den (Managing) Partner:innen und dem Marketing Team bei der kreativen Gestaltung von Texten und Social-Media-Beiträgen.
  • Du erledigst anfallende Kandidaten- und Kundenkorrespondenz in Deutsch sowie Englisch mit viel Fingerspitzengefühl für Tonfall/Etikette, Grammatik, Rechtschreibung und Dokumentenformatierung.
  • Du planst und koordinierst Termine wie interne Meetings, Kandidateninterviews und Beratungsgespräche mit Kund:innen.
  • Du setzt verschiedene interne Projekte eigenverantwortlich, professionell und pragmatisch um.

Dein Profil

Du beherrschst die Klaviatur der internen wie auch externen Kommunikation und schätzt die Abwechslung in Deinem Aufgabenbereich. Neuen Menschen, Situationen und Inhalten begegnest Du mit einer großen Portion Offenheit und Souveränität. Du traust Dich auch an Dir bislang unbekannte Themenfelder heran, kannst Zusammenhänge schnell erfassen und findest pragmatische Lösungen, statt Dich in Details zu verlieren.

  • Du verfügst über mind. 3 Jahre relevanter Berufserfahrung in einem projektgetriebenen, agilen Umfeld ((Personal)Beratung, Startup, Digitalunternehmen, Agentur o.ä.).
  • Dein Bachelor-Studium (z.B. der Geisteswissenschaften, Wirtschaftswissenschaften) bzw. Deine Sekretariats-, kaufmännische oder ähnliche Ausbildung hast Du sehr erfolgreich abgeschlossen.
  • Du hast eine wortgewandte Schreibe und bist kommunikationsstark auf diversen Kanälen – von E-Mails, über LinkedIn-Posts bis zum Kundentelefonat.
  • Du hast Erfahrung im Umgang mit Menschen auf allen Ebenen einer Organisation sowie im vertrauensvollen Umgang mit sensiblen Informationen.
  • Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und pragmatisch, bist ein echtes Organisationstalent und verfügst über eine strategische Denkweise.
  • Du hast eine sehr gute Auffassungsgabe, Durchhaltevermögen und behältst Deine hohe Motivation auch bei Routineaufgaben.
  • Du beherrschst sämtliche Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere PowerPoint) und hast auch keine Scheu davor, Dich in neue Programme einzuarbeiten.
  • Du sprichst Deutsch auf Muttersprachniveau und Englisch mind. auf C1-Level.

Was Dich erwartet

  • Einblick in die Führungsetagen der Top-Player der europäischen Digitalwirtschaft und vielfältige wirtschaftsrelevante Themen
  • Ein dynamisches und schnell wachsendes Umfeld und Netzwerk, in dem Ownership, Lernbereitschaft und Persönlichkeit zählen
  • Flexible und hybride Arbeitszeitmodelle inkl. Teilzeit- und Remote-Optionen
  • Offene Kommunikation und Transparenz in einem Spitzenteam, das Spaß an Leistung auf hohem Niveau hat und in dem alle an einem Strang ziehen
  • Eigenverantwortliches Arbeiten in einem Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen
  • Vielseitige persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten inkl. eines persönlichen Weiterbildungsbudgets, das sich pro Jahr der Betriebszugehörigkeit verdoppelt

Nächste Schritte 

Hört sich so an als würden wir zusammenpassen? Dann schick uns Deine Bewerbung mit Deinem CV über unser Bewerbungsportal. Klick unten, um den Prozess zu starten und wähle unter Vakanzen bei i-potentials die Stelle „Executive/Project Assistant“ aus. In einem dreistufigen Interview-Prozess inklusive Case-Bearbeitung lernen wir uns gegenseitig kennen.


Du willst Dich direkt bewerben? Klicke auf "Jetzt bewerben" und wähle im Talent Pool unter Vakanzen die entsprechende Position aus. Hier kannst du Deinen CV sowie weitere Dokumente hochladen.

Jetzt bewerben

Journal

Beiträge zum Thema

Martina van Hettinga
8. November 2021

„Wir steuern in einen Markt, in dem Talent mehr Macht hat als Kapital.“

Hi Martina, Du bist Managing Partnerin und Miteigentümerin von i-potentials. Wolltest Du schon immer Unternehmerin werden? Martina: Den Start meiner „Karriere“ hatte ich zunächst klassisch in großen Organisationen geplant: Schon in meiner Studienzeit in Berlin, Paris und London konnte ich Einblicke bei Springer, Amnesty International, Siemens und den Vereinten Nationen in New York sammeln.  Das ….

-----
#CxO Insights #Branchen Insights #Meet the Team
14. Dezember 2021

„Das Strategische mit dem Menschlichen zu verbinden – das wird für uns alle die große Aufgabe der Zukunft.“

Hallo liebe Katja, du bist seit 2019 Partnerin bei i-potentials und warst davor viele Jahre als HR-Führungskraft im digitalen Ökosystem unterwegs. Kannst du uns ganz kurz von Deiner Karriere in die Digitalwirtschaft erzählen? Katja: Ich hatte das große Glück zu einer frühen Phase in das digitale Ökosystem zu kommen und bin dadurch ein echtes „Gewächs“ ….

-----
#CxO Insights #Meet the Team
5. Oktober 2021

i-potentials gewinnt CTO-Expertin für MDAX & SDAX

… und untermauert Anspruch als führende Executive-Search-Beratung für Digitalpositionen  Berlin // München // 5. Okt. 2021 Die mehrfach ausgezeichnete Executive Search Boutique im digitalen Ökosystem erweitert angesichts starken Wachstums ihre Führungsriege: Sabine Thiemann ist seit dem 1. Oktober 2021 Principal bei i-potentials und wird am Standort München den Ausbau der Geschäfte im gesamten DACH-Raum vorantreiben. ….

-----
#CxO Insights #Presse #Meet the Team