Executive Assistant (m/w/d)

i-potentials ist die Personalberatung für Unternehmer:innen. Wir arbeiten mit Unternehmen, die etwas wagen: Sie definieren ihre Branche neu und bauen Technologien, die die Welt verändern. Sie denken Geschäftsmodelle anders und treiben Innovation voran. All das übersetzen wir in die passende Executive-Search-Strategie und die optimale Organisationsarchitektur – mit unserem aus der Digitalwirtschaft entwickelten und mehrfach ausgezeichneten Beratungsansatz. Uns treiben die Ambition, mit unseren Besetzungen die Wirtschaft der Zukunft zu gestalten, und die Leidenschaft, Menschen zusammenzubringen, die die Welt voranbringen.

Um uns in dieser Mission zu unterstützen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Executive Assistant (m/w/d)

In enger Zusammenarbeit mit unserem Partnerkreis und den Projektteams bist Du in einem vielfältigen Themenspektrum unterwegs und unterstützt im Tages- und Projektgeschäft entlang des gesamten Executive-Search-Prozesses: von der Terminkoordination inkl. Kunden- und Kandidatenkommunikation, über die Erstellung und das Redigieren von Unterlagen hin zur Datenbankpflege. Mit Deiner mitdenkenden, kommunikativen Art und als echtes Organisationstalent behältst Du immer den Überblick und trägst entscheidend zur Effizienz und zum Erfolg unserer Besetzungsmandate bei.

Deine Aufgaben

  • Du unterstützt die Partner:innen in allen Facetten ihrer täglichen Arbeit – sei es bei unseren Kundenprojekten, bei strategischen Themen oder bei unternehmensinternen Abläufen.
  • Du arbeitest eng mit unseren Projektteams zusammen und bist für die administrative sowie organisatorische Unterstützung entlang des gesamten Executive-Search-Prozesses verantwortlich.
  • Du planst und koordinierst Termine wie interne Meetings, Kandidateninterviews und Beratungsgespräche mit Kund:innen.
  • Du gestaltest eigenverantwortlich Präsentationen, Angebote, Texte und Entscheidungsgrundlagen für unsere Partner:innen, und erarbeitest Dir ein tiefes Verständnis von verschiedenen Geschäftsmodellen der digitalen Wirtschaft.
  • Du erledigst anfallende Kandidaten- und Kundenkorrespondenz in Deutsch und Englisch.
  • Du setzt verschiedene interne Projekte eigenverantwortlich, professionell und pragmatisch um

Dein Profil

  • Du hast bereits in einer ähnlichen Position gearbeitet, idealerweise in einem projektgetriebenen Umfeld (Startup, Digitalunternehmen, Agentur o. ä.)
  • Dein Bachelor-Studium (z. B. der Geisteswissenschaften, Wirtschaftswissenschaften) bzw. Deine Sekretariats-, kaufmännische oder ähnliche Ausbildung hast Du sehr erfolgreich abgeschlossen.
  • Du hast eine wortgewandte Schreibe und bist kommunikationsstark auf diversen Kanälen – von E-Mails, über LinkedIn-Posts bis zum Kundentelefonat.
  • Du hast Erfahrung im Umgang mit Menschen auf allen Ebenen einer Organisation sowie im vertrauensvollen Umgang mit sensiblen Informationen.
  • Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und pragmatisch und bist ein echtes Organisationstalent.
  • Du hast eine sehr gute Auffassungsgabe, Durchhaltevermögen und behältst Deine hohe Motivation auch bei Routineaufgaben.
  • Du beherrschst sämtliche Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere PowerPoint) und hast auch keine Scheu davor, Dich in neue Programme einzuarbeiten.
  • Du sprichst Deutsch auf Muttersprachniveau und Englisch mind. auf C1-Level

Was Dich erwartet

  • Einblick in die Führungsetagen der Top-Player der europäischen Digitalwirtschaft und vielfältige wirtschaftsrelevante Themen
  • Ein dynamisches und schnell wachsendes Umfeld und Netzwerk, in dem Ownership, Lernbereitschaft und Persönlichkeit zählen
  • Flexible und hybride Arbeitszeitmodelle Teilzeit- und Remote-Optionen
  • Offene Kommunikation und Transparenz in einem Spitzenteam, das Spaß an Leistung auf hohem Niveau hat und in dem alle an einem Strang ziehen
  • Eigenverantwortliches Arbeiten in einem Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen
  • Vielseitige persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten, inkl. eines persönlichen Weiterbildungsbudget, das sich pro Jahr der Betriebszugehörigkeit verdoppelt

Die nächsten Schritte

Hört sich so an als würden wir zusammenpassen? Dann schick uns Deine Bewerbung mit Deinem CV über unser Bewerbungsportal (klick unten, um den Prozess zu starten). In einem dreistufigen Interview-Prozess inklusive Case-Bearbeitung lernen wir uns gegenseitig kennen.


Du willst Dich direkt bewerben? Klicke auf "Jetzt bewerben" und wähle im Talent Pool unter Vakanzen die entsprechende Position aus. Hier kannst du Deinen CV sowie weitere Dokumente hochladen.

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Kontakt

Daria Schulte-Wintrop

daria.schulte-wintrop@i-potentials.de

+49 (0)30 609 899 300

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