Team Assistant (m/w/d)

i-potentials ist die Personalberatung für Unternehmer:innen. Wir arbeiten mit Unternehmen, die etwas wagen: Sie definieren ihre Branche neu und bauen Technologien, die die Welt verändern. Sie denken Geschäftsmodelle anders und treiben Innovation voran. All das übersetzen wir in die passende Executive-Search-Strategie und die optimale Organisationsarchitektur – mit unserem aus der Digitalwirtschaft entwickelten und mehrfach ausgezeichneten Beratungsansatz. Uns treiben die Ambition, mit unseren Besetzungen die Wirtschaft von morgen zu gestalten, und die Leidenschaft, Menschen zusammenzubringen, die die Welt voranbringen.

Um uns in dieser Mission zu unterstützen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Team Assistant (m/w/d).

Als Team Assistant (m/w/d) bist Du zentraler Dreh- und Angelpunkt für die reibungslosen Abläufe in unserem Office. Du organisierst und strukturierst alles rund ums Büro und Team und sorgst für nichts Geringeres, als dass der Laden bei bester Laune und größtmöglicher Effizienz läuft!

Deine Aufgaben

  • Du betreust unseren Empfang und die Telefonzentrale und sorgst als erste Kontaktperson für einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen und dafür, dass sich jeder Besucher auf Anhieb bei uns wohlfühlt inkl. Begrüßung und Bewirtung.
  • Du verantwortest alle Belange rund um die Beschaffung von Büromaterial, Bestellungen und Einkäufe und stellst so sicher, dass alle haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein.
  • Du bist verantwortlich für die Korrespondenz und Steuerung von Dienstleister:innen im Bereich Office-Management.
  • Du unterstützt bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Events.
  • Für Geburtstage oder Feierlichkeiten im Team organisierst Du Geschenke und Bewirtung.
  • Du kümmerst Dich um die administrative Bearbeitung des Rechnungsdschungels der Finanzbuchhaltung (= vorbereitende Buchhaltung) inklusive Beleganforderungen und allem, was dazu gehört.
  • Als Koordinationsprofi kümmerst Du Dich um Reisebuchungen und -abrechnungen, sodass das Team immer dort hinkommt, wo es gebraucht wird.

Dein Profil

  • Du glänzt mit einer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung o.ä. und hast schon erste Erfahrungen im Assistenz- oder Hospitality-Bereich, Office Management oder einer vergleichbaren Position.
  • Als Gesicht und Stimme von i-potentials, sowohl im Frontoffice als auch an der Telefonzentrale, bist Du gerne mit Menschen in Kontakt, ergänzt durch Dein souveränes, professionelles Auftreten und Deine positive, verbindliche Art.
  • Dich zeichnet eine exzellente Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift aus.
  • Du sorgst gerne dafür, dass andere sich wohlfühlen, und bist happy, wenn Kund:innen, Besucher:innen und das Team es auch sind.
  • Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig, denkst vorausschauend sowie lösungsorientiert und hast ein Auge fürs Detail und das wirklich Wichtige.
  • Du mochtest es schon immer, wenn alles seinen Platz und seine Ordnung hat, daher hast Du Freude daran Struktur ins Chaos zu bringen.
  • Die gängigen Office-Anwendungen und Tools wie Microsoft Office beherrschst Du mit links und hast auch keine Scheu davor, Dich in neue Programme einzuarbeiten.

Was Dich erwartet

  • Eine attraktive Vergütung
  • Teilzeit-Option
  • Ein top-modernes Büro mit allen Annehmlichkeiten im Herzen Berlins direkt am Checkpoint Charlie
  • Offene Kommunikation und Transparenz in einem Spitzenteam, in dem alle an einem Strang ziehen
  • Eigenverantwortliches Arbeiten in einem Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen
  • Ein persönliches Weiterbildungsbudget, das sich pro Jahr der Betriebszugehörigkeit verdoppelt
  • 0,5 Tage zusätzlicher Urlaub zu jedem Jahrestag
  • Eine Bezuschussung Deines Mittagessens mit der Lunchit-App

Wie geht’s weiter?

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Kontakt

Daria Schulte-Wintrop

daria.schulte-wintrop@i-potentials.de

+49 (0)30 609 899 300

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