Team & Office Assistant (m/w/d)

Executive Search für die Zukunft: i-potentials ist die führende Boutique-Beratung der digitalen und transformierenden Wirtschaft in der DACH-Region. 2009 als erste Personalberatung im digitalen Ökosystem gegründet, haben wir uns früh auf Besetzungen für die erste und zweite Führungsebene spezialisiert und prägen so seit Jahren Führungs- und Organisationsstrukturen von Leuchttürmen der Digitalwirtschaft, internationalen Konzernen, klassischen Familienunternehmen und Mittelstands-Champions. Wir sind überzeugt: Unsere Zeit erfordert neue Führungspersönlichkeiten, die die Zukunftsfähigkeit und Weiterentwicklung einer Organisation gestalten können. Deshalb finden wir Führungspersönlichkeiten mit unternehmerischem Mindset, die die Zukunft für Wirtschaft, Gesellschaft und Menschen gestalten. 

UNSERE AMBITION: LEAD INTO THE FUTURE. 

Mit unseren C-Level-Besetzungen gestalten wir die Wirtschaft von morgen und tragen ein neues Verständnis von Führung in die Organisationen unserer Kund:innen. Dieser Anspruch macht uns als Executive-Search-Boutique aus – und dafür erhalten wir seit Jahren Bestnoten, u. a. im renommierten Personalberater-Ranking der Wirtschaftswoche, und sind mit dem Deutschen Exzellenzpreis, dem „Headhunter of the Year“-Award und dem „HR Excellence“-Award ausgezeichnet. 

 

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n 

Team & Office Assistant (m/w/d).

 

Deine Aufgaben 

Als Team Assistant (m/w/d) bist Du zentraler Dreh- und Angelpunkt für die reibungslosen Abläufe in unserem Office und unterstützt dabei, dem Team für das Tages- und Projektgeschäft den Rücken freizuhalten:  

  • Du betreust unseren Empfang und die Telefonzentrale und sorgst als erste Kontaktperson für einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen und dafür, dass sich jede:r Besucher:in auf Anhieb bei uns wohlfühlt (inkl. Begrüßung und Bewirtung).  
  • Du sorgst dafür, dass unser Office und die Meetingräume repräsentativ, ordentlich und optimal vorbereitet sind.  
  • Du kümmerst dich um die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial und Arbeitsmitteln und stellst so sicher, dass alle haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein. 
  • Du unterstützt bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Events, wie z.B. unseren monatlichen Teamdays.  
  • Du bist verantwortlich für die Korrespondenz und Steuerung von Dienstleister:innen im Bereich Office-Management (insb. Reiningungsfirma, Hausmeister- & Hausverwaltung). 
  • Du verantwortest die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen und stellst so sicher, dass die Geschäftsführung und das Team immer dort hinkommen, wo sie gebraucht werden. 
  • Du leitest zentrale E-Mails, Post sowie Rechnungen an die richtigen Ansprechpartner:in weiter und kümmerst dich um die digitale und analoge Ablage.  
  • Du agierst als Ansprechperson für allgemeine Teamanfragen und kümmerst dich ums Feel Good Management (z.B. Organisation von Geschenken und Feierlichkeit zu Geburtstagen und Jubiläen).  

Dein Profil 

  • Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (o.ä.) und erste Erfahrungen im Assistenz- oder Hospitality-Bereich, Office Management oder einer vergleichbaren Position. 
  • Als Gesicht und Stimme von i-potentials im Frontoffice als auch an der Telefonzentrale bist Du gerne mit Menschen in Kontakt, bringst eine ausgeprägte Serviceorientierung mit und begeisterst mit Deiner positiven, verbindlichen Art.  
  • Dich zeichnet eine exzellente Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift aus. 
  • Dank Deiner ausgezeichneten Organisationsfähigkeiten, Deiner Flexibilität und Deiner strukturierten Arbeitsweise, fällt es Dir immer leicht, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen. 
  • Die gängigen Office-Anwendungen und Tools wie Microsoft Office beherrschst Du mit links und hast auch keine Scheu davor, Dich in neue Programme einzuarbeiten. 

Was Dich erwartet 

  • Teilzeit-Option mit 5-Tage-Woche und Office-Präsenz. 
  • Ein top-modernes Büro mit allen Annehmlichkeiten im Herzen Berlins direkt am Checkpoint Charlie. 
  • Eine wertebasierte Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen, agiler Zusammenarbeit und hoher Sichtbarkeit.  
  • Ein Spitzenteam, in dem Ellenbogen-Mentalität keinen Platz hat und in dem Ownership, Lernbereitschaft und Persönlichkeit zählen. 
  • Ein persönliches Weiterbildungsbudget, das sich pro Jahr der Betriebszugehörigkeit verdoppelt. 
  • 30 Urlaubstage + 2 Urlaubstage für den 24. & 31.12.  
  • Eine Bezuschussung Deines Mittagessens mit der Lunchit-App. 

Du willst Dich direkt bewerben? Klicke auf "Jetzt bewerben" und wähle im Talent Pool unter Vakanzen die entsprechende Position aus. Hier kannst du Deinen CV sowie weitere Dokumente hochladen.

Jetzt bewerben

Journal

Beiträge zum Thema

16. Juni 2022

Remote Führen – Warum Auslandserfahrung gerade jetzt für IT Führungskräfte wichtig ist

Wie bedeutend sind Auslandsaufenthalte für IT-Expert*innen und CIOs/CTOs? Unsere Principal Sabine Thiemann spricht für das CIO Magazin mit Ralph Ostertag, Director Digital & Technology Asia Pacific bei Heineken über die Rolle von Expat-Stationen für die Entwicklung zentraler Führungskompetenzen. Gemeinsam gehen sie der Frage auf den Grund, warum Erfahrung im internationalen Kontext – gerade in Zeiten ….

-----
#CxO Insights #Branchen Insights #Meet the Team
Martina van Hettinga
8. November 2021

„Wir steuern in einen Markt, in dem Talent mehr Macht hat als Kapital.“

Hi Martina, Du bist Managing Partnerin und Miteigentümerin von i-potentials. Wolltest Du schon immer Unternehmerin werden? Martina: Den Start meiner „Karriere“ hatte ich zunächst klassisch in großen Organisationen geplant: Schon in meiner Studienzeit in Berlin, Paris und London konnte ich Einblicke bei Springer, Amnesty International, Siemens und den Vereinten Nationen in New York sammeln.  Das ….

-----
#CxO Insights #Branchen Insights #Meet the Team
14. Dezember 2021

„Das Strategische mit dem Menschlichen zu verbinden – das wird für uns alle die große Aufgabe der Zukunft.“

Hallo liebe Katja, du bist seit 2019 Partnerin bei i-potentials und warst davor viele Jahre als HR-Führungskraft im digitalen Ökosystem unterwegs. Kannst du uns ganz kurz von Deiner Karriere in die Digitalwirtschaft erzählen? Katja: Ich hatte das große Glück zu einer frühen Phase in das digitale Ökosystem zu kommen und bin dadurch ein echtes „Gewächs“ ….

-----
#CxO Insights #Meet the Team