Executive Assistant (m/w/d) – Voll-/Teilzeit

Executive Search für die Zukunft: i-potentials ist die führende Executive-Search-Boutique für Transformation und Innovation in der DACH-Region. Mit unseren Besetzungen von Führungspositionen der ersten Ebene und Aufsichtsräten sichern wir die Zukunftsfähigkeit der europäischen Wirtschaft.

Wenn du unser Team dabei unterstützen möchtest, mit Leidenschaft und Expertise die Transformationsprozesse unserer Kund:innen erfolgreich mitzugestalten, bist du bei uns richtig.

UNSERE AMBITION: LEAD INTO THE FUTURE. 

Wir sind überzeugt: Eine lebenswerte Zukunft beginnt mit verantwortungsbewussten Leadern und Leaderinnen in den entscheidenden Positionen.

Dazu beizutragen, ist unser Anspruch als Executive-Search-Boutique – und prägt unsere Arbeit jeden Tag. Dafür werden wir seit Jahren auch mit Bestnoten ausgezeichnet, u. a. beim renommierten Personalberater-Ranking der Wirtschaftswoche, und sind mit dem Deutschen Exzellenzpreis, dem „Headhunter of the Year“-Award und dem „HR Excellence“-Award ausgezeichnet.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Executive Assistant (m/w/d).

Deine Aufgaben

In enger Zusammenarbeit mit unseren (Managing) Partner:innen und Principals bist Du in einem vielfältigen Themenspektrum unterwegs und unterstützt im operativen Tages- sowie Projektgeschäft entlang unseres Executive-Search-Prozesses:

• Du unterstützt unsere (Managing) Partner:innen und Principals in allen Facetten ihrer täglichen Arbeit und stellst einen effizienten Tagesablauf durch ein reibungsloses Kalender- und Zeitmanagement, Aufgabenmanagement sowie die Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Terminen sicher.
• Du arbeitest eng mit unseren Projektteams zusammen und bist für die administrative sowie organisatorische Unterstützung entlang unseres Executive-Search-Prozesses verantwortlich.
• Als Schnittstelle zum Team sorgst Du für einen reibungslosen Informationsfluss und die Abstimmung relevanter Abhängigkeiten bei der Bearbeitung aller anliegenden Aufgaben.
• Du planst und koordinierst Termine wie interne Meetings, Kandidateninterviews, Beratungsgespräche und Workshops mit Kund:innen und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung.
• Du erledigst anfallende Kandidaten- und Kundenkorrespondenz in Deutsch sowie Englisch mit viel Fingerspitzengefühl für Tonfall/Etikette, Grammatik, Rechtschreibung und Dokumentenformatierung.
• Du erstellst eigenverantwortlich Präsentationen, Angebote und Entscheidungsgrundlagen und übernimmst dafür die Recherche, Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen sowie die Datenbankpflege.
• Du setzt verschiedene interne Projekte eigenverantwortlich, professionell und pragmatisch um.

Dein Profil

Du beherrschst die Klaviatur der internen wie auch externen Kommunikation und schätzt die Abwechslung in Deinem Aufgabenbereich. Neuen Menschen, Situationen und Inhalten begegnest Du mit einer großen Portion Offenheit und Souveränität. Du traust Dich auch an Dir unbekannte Themenfelder heran, kannst Zusammenhänge schnell erfassen und findest pragmatische Lösungen.

• Du verfügst über mind. 2 Jahre relevante Berufserfahrung in einem projektgetriebenen, agilen Umfeld ((Personal-)Beratung, Startup, Digitalunternehmen, Agentur o.ä.).
• Dein Bachelor-Studium (z. B. Kommunikations-, Geistes- oder Wirtschaftswissenschaften) bzw. Deine Sekretariats-, kaufmännische oder ähnliche Ausbildung hast Du sehr erfolgreich abgeschlossen.
• Du hast eine wortgewandte Schreibe und bist kommunikationsstark auf diversen Kanälen – von E-Mails, über LinkedIn bis zum Kundentelefonat.
• Du hast erste Erfahrung im Umgang mit Menschen auf allen Ebenen einer Organisation sowie im vertrauensvollen Umgang mit sensiblen Informationen.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und pragmatisch und verfügst über eine schnelle Auffassungsgabe.
• Als echtes Organisationstalent hältst Du gern viele Bälle gleichzeitig in der Luft und behältst auch in turbulenten Situationen einen kühlen Kopf.
• Die gängigen Office-Anwendungen und Tools wie Microsoft Office beherrschst Du mit links und hast keine Scheu, Dich in neue Programme einzuarbeiten.
• Du verfügst über ausgezeichnete Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Was Dich erwartet

• Du bekommst Einblick in die Digital-, Transformations- und Wachstumsstrategien von Europas Marktführern und erlebst, wie wir mit unseren C-Level-Besetzungen zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen und der Wirtschaftsregion DACH beitragen.
• Teilzeit-Option und hybrides Arbeiten möglich.
• Eine wertebasierte Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen, agiler Zusammenarbeit und hoher Sichtbarkeit.
• Ein Spitzenteam, in dem Ellenbogen-Mentalität keinen Platz hat und in dem Ownership, Lernbereitschaft und Persönlichkeit zählen.
• Ein persönliches Weiterbildungsbudget, das sich pro Jahr der Betriebszugehörigkeit verdoppelt.
• 30 Urlaubstage + 2 Urlaubstage für den 24. & 31.12.
• Eine Bezuschussung Deines Mittagessens mit der Lunchit-App.
• Eine BahnCard 50.

Weitere Informationen

• Berichtslinie: Partnerkreis (Constanze Buchheim & Martina van Hettinga & Katja Bauer)
• Startdatum: Okt. 2024
• Standort: Berlin oder hybrid
• Arbeitsmodell: unbefristet, Teilzeit ab 30 Std./Woche möglich
• Benefits: BahnCard 50, Lunchit, Weiterbildungsbudget, monatliche Teamdays
• Urlaubstage: 30 (+2 für den 24. & 31.12.)