Project Assistant (m/w/d)

i-potentials ist die führende Executive-Search-Boutique für Transformation und Innovation in der DACH-Region.  Wir besetzen Führungspositionen der ersten Ebene und Aufsichtsräte in Organisationen, die sich in entscheidenden Veränderungsphasen befinden. Unser Anspruch: die Zukunftsfähigkeit der Unternehmen zu sichern, die Europas Wirtschaft prägen.

Wir kombinieren modernste KI-gestützte Research- und Analysemethoden mit dem, was kein Algorithmus ersetzen kann: tiefes Markt- und Diagnostikverständnis, strategische Beratung, echte Beziehungen und Stakeholder-Management mit Fingerspitzengefühl. Wir sind überzeugt: Eine lebenswerte Zukunft beginnt mit verantwortungsbewussten Führungskräften in den entscheidenden Positionen. Dazu beizutragen, ist unser Anspruch als Executive-Search-Boutique und prägt unsere Arbeit jeden Tag.  Dafür gehen wir bei jedem Mandat die Extrameile und werden darin seit Jahren mit Bestnoten bestätigt, u. a. im renommierten Personalberater-Ranking der Wirtschaftswoche sowie durch den Deutschen Exzellenzpreis und den „HR Excellence“-Award. Aktuelle Einblicke erhältst Du in dieser Folge des “Mittelstars”-Podcast mit unserer Managing Partnerin Constanze Buchheim.

Positionsbeschreibung

Exzellente Ergebnisse brauchen exzellente Organisation. Deshalb suchen wir dich als Project Assistant (m/w/d).

Als Project Assistant hältst du unsere Mandate auf Kurs, mit Überblick, Genauigkeit und einem Gespür dafür, was wann gebraucht wird. Du arbeitest eng mit Partner:innen , Principals  und Research Consultants zusammen und  gestaltest mit, wie Executive Search auf höchstem Niveau funktioniert.

Aufgaben im Überblick

• Terminkoordination und Abstimmung von Kandidat:innen-Interviews und Pitches über mehrere Projekte hinweg
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Kandidat:innen-Gesprächen und Kund:innen-Terminen, inklusive Aufbereitung von Gesprächsnotizen, sowohl in der Durchführung unserer Mandate als auch bei der Vorbereitung von Kundenpräsentationen
• Erstellung und Pflege von Kandidat:innen-Dossiers als Entscheidungsgrundlage für die Projektleitung
• Pflege und Aktualisierung unserer Systeme (CRM, ATS, Projektmanagement-Tools), du sorgst für saubere Daten, aktuelle Projektübersichten und die laufende Dokumentation und Einhaltung von KPIs und Kennzahlen, damit die Projektleitung jederzeit den aktuellen Stand aller Mandate im Blick hat
• Unterstützung bei Recherchen und Analysen sowie Mitwirkung in der Kandidat:innen-Identifikation, um unsere Mandate effizient voranzutreiben
• Nutzung von KI-Tools zur effizienten Aufbereitung, Dokumentation & Identifikation der Kandidat:innen

Was du mitbringst

• Du bist eine organisationsstarke Persönlichkeit, die in dynamischen Umfeldern mit mehreren parallelen Projekten den Überblick behält und schnell zwischen Themen wechseln kann
• Du arbeitest strukturiert und präzise, du hast ein Auge fürs Detail und stellst saubere Dokumentation und Datenqualität sicher
• Eigenverantwortung ist für dich selbstverständlich, du erkennst, was gebraucht wird und handelst eigenständig und zielgerichtet
• Dich treiben deine natürliche Ambition und dein Ehrgeiz an, du hast den Anspruch, beste Ergebnisse zu liefern
• Auch in intensiven Projektphasen bleibst du dabei zuverlässig und verlierst weder Tempo noch Qualitätsanspruch
• Gleichzeitig behältst du den Blick fürs Miteinander, du teilst dein Wissen, gibst und nimmst Feedback und trägst aktiv zu einer Teamkultur bei, in der alle besser werden
• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium (Bachelor oder Master)
• Erste Erfahrungen in Projektkoordination, Recruiting, Assistenz oder einem vergleichbaren dynamischen Umfeld sind von Vorteil
• Du kommunizierst überzeugend und souverän auf Deutsch und Englisch

Was dich erwartet

• Du arbeitest von Anfang an in Executive Search auf C-Level-Niveau und arbeitest an Mandaten, die die Zukunftsfähigkeit von Europas Marktführern sicherstellen
• Du arbeitest direkt mit Principals, Partner:innen und Research Consultants zusammen und lernst von den erfahrensten Köpfen in der Branche
• Du wirst Teil eines Teams, das Spaß an Leistung auf hohem Niveau hat und in dem Haltung, Lernbereitschaft und Persönlichkeit mehr zählen als Ellenbogen
• Du arbeitest in einem Umfeld, das Spitzenleistung fordert, fördert und belohnt
• Du kannst in Voll- oder Teilzeit arbeiten, mit der Flexibilität und Büropräsenz, die eine moderne Arbeitsweise braucht und dem Anspruch, der eine Boutique wie i-potentials ausmacht.

Bewerbungsprozess 

Wenn deine Unterlagen bei uns eingegangen sind, kümmern sich unsere Kolleg:innen um die Bearbeitung. Wir behandeln deine Angaben selbstverständlich vertraulich und entsprechend unserer Datenschutzbestimmungen. Bei Rückfragen steht dir Circle Lead Sandra Böhme per E-Mail unter zur Verfügung.